Вводные данные: 357 млн рублей расходов под сомнением

В ходе анализа финансово-хозяйственной деятельности клиента было выявлено отсутствие значительной части документов, подтверждающих расходы по налогу на прибыль:
- путевые листы;
- дефектные ведомости, служащие основанием для списания ТМЦ;
- карточки учёта средств индивидуальной защиты;
- табели учёта рабочего времени;
- локально-нормативные документы на списание ТМЦ;
- спецификации и калькуляции готовой продукции.

Причина отсутствия - высокая загрузка сотрудников, ответственных за оформление документов (руководители объектов, кладовщики, прорабы, водители и др.), которые не успевали вести учёт в режиме реального времени.

Стратегия защиты: системное решение и подтверждение законности расходов

Мы разработали комплекс мероприятий по минимизации налоговых рисков и сохранению вычетов.

Шаг 1. Анализ функционала сотрудников
Провели интервьюирование и аудит обязанностей работников, выявили узкие места в оформлении документации и предложили оптимизацию структуры подчинённости.

Шаг 2. Настройка учёта и удаленного доступа
Организовали удалённый доступ к учётной системе для ответственных сотрудников, чтобы ускорить оформление документов и исключить задержки.

Шаг 3. Внедрение перекрёстного контроля
Настроили систему контроля, при которой несколько сотрудников проверяют корректность и полноту документов, минимизируя ошибки и пропуски.

Шаг 4. Документальное и экономическое обоснование расходов
Систематизация и оформление первичных документов позволили подтвердить законность расходов на
357 млн рублей и обосновать их экономическую необходимость.


Результат: 71 млн рублей налога на прибыль сохранено

Благодаря комплексной работе экспертов компания смогла документально и экономически обосновать все спорные расходы.
В результате вычеты по налогу на прибыль сохранены, и бизнес «сэкономил» 71 млн рублей ещё до возможного вмешательства налогового органа.


Ключевые выводы:

• Своевременная оцифровка и контроль документации предотвращает потенциальные споры с ФНС.
• Оптимизация функционала сотрудников и внедрение перекрёстного контроля минимизируют ошибки и пропуски.
• Экономическое обоснование расходов не менее важно, чем их правильное оформление.
• Инвестиции в налоговую дисциплину на раннем этапе — один из самых эффективных способов сохранить законные вычеты.